介绍
移民局在由于材料或信息不清晰做出拒签决定前，会给予申请人一个补充材料和最终解释的机会，IRCC将这个流程称之为公证程序。
规定
决策人需要在整个公证程序的过程中遵守以下规定：
- 申请人应得到公正、公平的评估；
- 应告知申请人决策者的担忧，并且
- 有合理的机会针对担忧做出回应。
以上要求对所有类型的移民及公民申请及所有的决策者均适用。
程序公平的要素
不应有不必要的延误，无理由的延误是对程序公正的否定；
公平公正的决策权
申请人有权利获得一个公平公正的决定，法院明确规定需要彻底避免偏见。
以下情况会被判定为偏见：
- 在未听到解释前做出决策；
- 存在偏见态度；
- 曾经参与过该案件的处理；
- 决策方与利益方存在利益关系。
申请人解释的权利
当申请人会受到决定影响时，该申请人有权知道将要解决的案件，并有一个公平回应的机会。
该“解释的权利”中包含告知申请人可能会造成影响的重要事实，例如：决策人的决定是根据某一外部证据做出的（外部证据指的是证明材料来自申请人提供的资料以外）决策人必须将此事告知申请人，并给予申请人回应该证据的机会。
为了保证申请人的参与，决策人必须在可能影响决定的流程或面试中给予申请人合理的机会提供相关证据或做出解释来支撑其论点。决策者应告知申请人可能需要提供哪些文件以解决问题。面试邀请信中应包括足够的信息，以便申请人做出准备。如果面试中出现了新的问题，决策人应在面试程序中或通过程序公正为申请人提供解决问题的机会。
尽管面试是最好解决问题的办法，但是申请人的解释权在一些案件中不一定必须通过面试实现。如果申请人进行面试，应允许其携带一名翻译，或在一些情况下为申请人提供一名翻译。
公平解释权要求给予申请人一个有效的解释机会。对于来自第三方（包括IRCC合作伙伴）收的的信息，同样适用。虽然决策者在决定过程中不需要提供有形文件，但决策者依然需要将所关注的问题实质传达给申请人，并告知申请人相关的法律规定。更重要的是，应充分传达决策者的顾虑并给予申请人合理的解释机会。
决策人原则
接收到解释内容的人应为最终决策人。
解释内容并不一定是面试，具有法律权限的人必须对提供的信息进行评估并做出决定。移民法、条例和各种授权文书中均有规定谁有权利做出决定。
当决策者应用自己的决策权利时，他们应使用相关法律范围内的信息。如决策者是唯一查看信息并处理申请的人，他们则为接收及决策人。但是过程中，可能由不同的人负责不同的申请程序。因此所有申请人提供的文件均进行记录显得尤其重要（不论是纸质材料还是电子材料），决策的记录还需表明决策者权衡了所有相关因素，包含申请人的所有递交意见，并且他们根据申请材料的内容做出决定。
如果决定基于主观评估（如信誉），则必须在记录中清楚表明决策者进行了相关评估。决策者不应该依赖他人的主观评估；他们必须根据完整的信息自己做出决定，并且必须给出做出决定的客观原因。
一些情况下，责任会转移给其他决策人。新的决策人必须确保对所有存档的信息进行评估，并且在注释中明确说明已经完成该操作。当文件已转移到其他决策者时，可能有必要发送新的程序公正信，甚至再次与申请人面谈，尤其是如果之前的决策人已经做出与主观评估决定。
最后，虽然获得信息的人需要做出决定，但是他们可以在做出决定前寻求建议，但是需要在决定记录中记录相关内容，在考虑所有因素后，决策人需做出自己的决定。来自管理层或总部以及处理手册中的信息可以作为参考作为移民法及移民条例的适用规定适用于具体申请的事实知道。如果决策者因为管理层、总部或手册的指导做出决定，则他们会约束或“束缚”其酌处权。
以下是在原始决策者无法完成案件的情况下如何进行处理的示例：
- 已对申请进行了评估，并且从注释中可以很明显地看出做出了否定的决定，但是决策者无法发送拒绝信：
具有相同级别的授权权限的另一个人可以发送拒绝信。寄信人并不拥有该决定的所有权，应在拒绝书中提及实际决策者的发现。在GCMS中输入说明已完成的注释。 - 申请人已经完成面试，并且决策者做出了可信度调查，但是，决策者无法最终确定申请的评估：
在做出决定之前，新的决策者必须对申请做出自己的评估，并且可能需要重新面谈申请人或发送程序公正性信以说明他们的担忧。案例记录必须反映出，决策者在对文件进行全面评估后得出了自己的结论。 - 申请人接受了面试，但面试主要是事实调查。一个新的决策者接管对应用程序的评估：
可以根据他人收集的事实做出决定，除非决策者有疑虑，而这只能通过访谈或程序公正性信件来解决。
合法期限
当确定某一特定程序时，应遵守该程序。例如，如果给予申请人30天的时间来提供某些文件，则即使已收到一些文件，也不应在30天期限结束前做出否定决定。
决策必须基于IRPA和IPPR
在拒签记录中必须引用移民法或条例相关规定。与申请人所有的通信包含拒签信均应引用相关法律规定。
理由权利
申请人有权了解最终决定的依据，原因应以书面形式提供并且清晰、准确便于理解。当申请人有权到IAD上诉或寻求联邦法院的司法审查时，申请人应有足够的信息准备案件。提供给申请人的理由应反映所依据的事实和证据的评估，以及决策所依据的法令和/或条例的规定以及决策者的出结论的理由。
